【電話じゃないとダメ？】内定辞退をするときのマナー

21卒の学生さんの中には、内定をもらった人も増えてきたころだと思います。
内定をもらった学生さん、おめでとうございます。

ただ、複数の企業から内定をもらって困っている学生さんもいるのではないでしょうか？

「せっかく内定をもらったけど、第一志望の企業からも内定もらえたから辞退したいな…」
「でも、内定辞退して怒られないだろうか…」

そんな風に悩んでいる人も多いと思います。

就職活動では、複数の企業を同時進行で受けるのは当たり前です。
内定辞退そのものは、企業も覚悟していることなので、そこまで心配する必要はありませんよ。

とはいえ、マナーを守らなければ、迷惑がかかるのも事実。
今回の記事では、内定辞退をするときのマナーについてまとめました。
内定辞退で悩んでいる学生さんは、ぜひ最後まで読んでみてください。

内定辞退の際は電話で伝えるべき理由
内定辞退の電話をするときのマナー
内定辞退の電話の参考例
まとめ

内定辞退の際は電話で伝えるべき理由

まず、内定辞退は必ず電話で伝えましょう。

「電話だと怒られそうで怖い」
「メールの方が気持ちが楽だから、メールでしたい」
と思うかもしれませんが、メールで内定辞退をすると担当者がメールに気づかないリスクがあります。

新卒採用シーズンの採用担当者はとても忙しいです。
多くのメールや電話を日々さばいているので、メールが埋もれてしまって見逃す可能性は高いです。

大体の企業は、「今年は何人新卒を採用する」と計画を立てて採用活動を行なっています。
あなたの内定が決まったことで、内定の枠が１つ埋まっており、それに合わせて採用活動を調整しているはずです。
万が一、内定辞退が伝わらないと企業側に多大な迷惑がかかります。
（内定辞退で怒られるのが怖いからメールすらしないなどの行為は、論外なので絶対にやめましょう）

一方で、電話で内定辞退を伝える場合、下記のメリットがあります。

・確実に、担当者に伝えることができる
・最速で伝えることができる
・企業側に誠意を伝えることができる

電話であれば担当者と直接話せるので、早く・確実に伝えることができます。
企業側としても、すぐに採用計画を修正できるので、早ければ早いほどありがたいです。

また電話の方が、誠意を伝えやすいです。
「どうせ入社しないのだから関係ない」と思う人もいるかもしれませんが、
・入社した企業の取引先に内定辞退した企業があるパターン
・転職するときに、内定辞退した企業を受けるパターン
などもあります。

出来るだけ良好な関係を保って内定辞退をする方が、学生側にとっても良いと思います。

内定辞退の電話をするときのマナー

次に内定辞退の電話をするときのマナーについてみてみましょう。

いつまでにするべき？

内定辞退を決めたら、なるだけ早くしましょう。
内定辞退の連絡は、企業側にとっては早ければ早いほどありがたいです。
内定通知が出てから１週間以内に行うのがベストですが、もしそれより遅くても気持ちが固まり次第電話するのが得策です。

電話する時間は？

相手企業の営業時間内で、休み時間やばたついている時間を避けてかけるのがベスト。

例えば営業時間が9時〜18時の企業であれば、
・9時〜10時は朝礼などがあり忙しい
・12時〜14時は昼休みの可能性が高い
・17時〜18時は退社に向けて準備をし始めている
という可能性が高いです。

なので、10時半〜12時の間・14時〜16時くらいにかけるのが良いでしょう。

辞退理由はどこまで伝える？

辞退理由はあえて聞かれない限り深く答える必要はありませんが、聞かれたときのために説明できる理由を用意しておきましょう。

理由を伝える場合は、
「第一志望の会社で内定が出た」
「他の企業の方が条件が良かった」
などは失礼に当たりますので、避けましょう。

「キャリアプランによりあった方を選んだ」
「希望していた職種で内定をもらえた」
など、待遇以外の自分特有の理由であることを強調すれば角が立ちにくいです。

聞かれなければ「検討した結果」や「一身上の都合により」といった簡潔なもので構いません。

誠意を持って電話するのが大事

何より重要なのは、相手に誠意を伝える気持ちです。

企業は新卒採用のために、多大なコストかけ、年単位の準備を行っています。
特に採用担当者は、企業側の利益だけでなく、自社を受けてくれる学生が活躍できるように・ミスマッチがないようにと考えて、一生懸命に働いている人が多いです。

あなたの内定の裏には、
・リクナビやマイナビといった採用媒体に乗せるコンテンツを考える
・採用媒体の担当者と交渉や打ち合わせを重ねる
・説明会や内定者懇親会といったイベントを企画する
・たくさんの学生の履歴書を見る
・たくさんの学生を面接する
といったたくさんの仕事が隠れています。

そのうえで、自社で活躍してくれそうだと期待をしたから内定を出すわけです。
なので採用担当者にとって内定辞退はとてもショックな出来事になります。

事情があって内定辞退するとしても、採用担当者の方への感謝と敬意は忘れずに電話するようにしてください。

内定辞退の電話の参考例

最後に、内定辞退の電話をするときの参考例を軽く載せておきます。

学生：お世話になっております。今年の新卒採用を受けさせていただいている、〇〇大学の〇〇と申します。お忙しいところ恐縮ですが、採用担当の〇〇さんはいらっしゃいますでしょうか？
（採用担当者が出たら）
学生：お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。先日いただいた内定通知の件でご連絡させていただきました。いまお時間大丈夫でしょうか？
採用担当者：はい、大丈夫ですよ。
学生：この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいのですが、検討させていただいた結果、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
採用担当者：そうですか。それはとても残念です。辞退の理由を聞いてもよろしいですか？
学生；はい。他に応募していた企業があり、この度そちらからも内定を頂きました。とても悩みましたが、自分の適性を考えた結果、そちらの企業にご縁を感じたので入社を決意しました。
採用担当者：なるほど。大変残念ですが、わかりました。
学生：本来なら直接おわびに伺うところですが、電話でのご連絡となり申し訳ございません。
採用担当者：いえいえ、気にしなくて大丈夫ですよ。他社でも活躍を期待しています。
学生：ありがとうございます。選考で貴重なお時間を割いていただきながら、このような形になってしまい大変申し訳ございませんでした。失礼いたします。