【例文あり】内定辞退/保留をメールで伝えるには？

21卒の学生さんは、そろそろ就活も終盤にさしかかっているのではないでしょうか？
就活後半になってくると、出てきた内定の中から第一志望を選ぶことが機会がありますよね。

「せっかく内定もらったのに辞退するのは申し訳ないな…」
「どう連絡するのが良いのかな」
と悩む人も多いと思います。

今回は、内定の承諾/辞退/保留をするメールの送り方についてまとめてみます。

基本はメールではなくて電話
内定辞退/保留を伝える時のマナー
メールだけのときの例文
まとめ

基本はメールではなくて電話

まず大前提として、内定辞退/内定保留に関しては、できるだけ電話で伝えるようにしましょう。
なぜなら企業としては、内定辞退や内定保留に関しては、できるだけ早く・確実に把握する必要があるからです。

企業は、何人採用したいという採用計画を持って、採用活動を行なっています。
内定人数に伴って、採用活動を中断したりといった意思決定を行います。

あなたが採用辞退することで、採用活動を継続するのか、それともここで終えるのかを決めるわけです。

メールは時間を問わず送信できるため便利ですが、他のメールに埋もれて採用担当者が見逃す可能性や気づくのが遅くなる可能性などのリスクがあります。
電話であれば、採用担当者にリアルタイムで確実に伝えられるため、内定辞退などの重要な連絡をする際は、電話の方が良いです。

メールだけの連絡は、「電話をしたが採用担当者に電話がつながらない」といった場合に行うようにしましょう。

内定辞退/保留を伝える時のマナー

内定辞退や保留を伝える時のマナーを見ていきます。

誠意を示そう

メールであれ、電話であれ、採用担当者および企業に対して誠意を持って丁寧に対応するのが大事です。
企業は、膨大な時間とお金をかけて、採用活動を行っています。

特に採用担当者は、様々なイベントを企画したり、学生と直接やり取りをしたりする中で、学生に思い入れがあることが多いです。
結果として、辞退することになったとしても、これまで対応してくれたことへの感謝を持って丁寧な対応を心がけるのが大事です。

絶対に連絡しよう

内定辞退や内定保留は、気が重くなる連絡だと思います。
ですが、気が重いからといって、連絡しないのは絶対にNGです。

先ほども書いたように、企業の採用活動は、何人採用するという採用計画を元に進んでいます。
あなたのことを採用できるかできないかで、採用活動を継続するかしないかが決まります。

もし、あなたが内定辞退の連絡をしない場合、企業に多大な迷惑をかけてしまうわけです。
場合によっては、企業側から損害賠償を請求されるなど、大きなトラブルに発展することも…。

連絡しないのは、あなたにとっても企業にとっても悪いことにつながりますので、絶対に連絡してください。

なるべく早く連絡しよう

内定辞退や内定保留はなるだけ早く連絡しましょう。
これも、企業側に迷惑をかけないために重要なことです。

遅くなればなるほど企業側に負担がかかります。
内定辞退や内定保留はすぐに連絡すれば穏便に済むことも多いですが、遅くなると怒られる事態に発展しやすくなります。
企業のためだけでなく、自分のためにも早めの連絡が吉です。

メールだけのときの例文

最後に内定への連絡メールの例文をまとめてみます。

内定承諾

まずは、内定を承諾するとき。
頂いた内定に対して、「ありがとうございます。御社に入社します」という意思表示をするメールです。

（例）

【件名】内定のご連絡のお礼/◯◯大学　○◯◯◯

【本文】
株式会社△△
人事部山田様

お世話になっております。〇〇大学○○学部〇〇学科の〇〇でございます。

このたび内定のご連絡をいただき、大変嬉しく思っております。
ぜひ入社させていただきたいと考えております。

お忙しい中、これまで選考の機会をいただき誠にありがとうございました。
一日も早く貴社の戦力となり、活躍できるよう、これから精一杯頑張らせていただきます。

今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

まずは略儀ながらメールにて御礼申し上げます。
この度は本当にありがとうございました。

=============================
○○大学○○学部○○学科
○◯　◯◯
〒XXX-XXXX
東京都○○区○○X丁目X番X号
電話：xxx-xxxx-xxxx
Mail：*************@***.jp
=============================

内定辞退

次に内定辞退のメールです。
「申し訳ありませんが、御社には入社できません」と伝えるメールになります。
できれば電話が良いですが、難しければメールで伝えましょう。
メール送信後、数日以内に採用担当者から返信がなければ、再度メールを送るか電話をかけるなど改めて連絡するのが大事です。

【件名】内定辞退のご連絡/◯◯大学　○◯◯◯

【本文】
株式会社△△
人事部山田様

お世話になります。
内定通知をいただきました、〇〇大学○○学部〇〇学科の〇〇でございます。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

このたびは内定通知をいただきまして、ありがとうございました。
良い結果をいただいたのに恐縮でございますが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

就職活動を進めるうちに、自分の適性にあった職業が見つかりました。
大変心苦しいのですが、御社の内定辞退させていただきます。
山田様には今まで私のために多くの時間を割いていただいたにも関わらず、このような結果になってしまったことを、申し訳なく思います。

何度か電話をさせていただきましたが、ご不在のようでしたので、メールでのご連絡になりましたことを、ご了承くださいますよう、お願いします。

最後になりましたが、御社ますますのご発展をこころよりお祈りしております。

内定保留

第一企業よりも先に他の企業から内定をもらった場合、内定を少しの間保留にしてもらうという選択肢があります。
内定保留は、相手の企業に「第一志望ではありません」と伝えることと同義なので、慎重に行う必要があります。

「複数の企業の選考を受けおりもうすぐ結果がわかること」
「全ての企業の結果が出た上で、納得した状態で入社したい」
「御社への入社を、真剣に・前向きに考えているからこそ、納得のいく状態で決めたい」
といったことを伝えるようにしましょう。

もし第一志望の企業なら保留などせず、承諾してしまうのが良いでしょう。

【件名】内定保留に関してのご相談/◯◯大学　○◯◯◯

【本文】
株式会社△△
人事部山田様

大変お世話になっております。
内定通知をいただきました、〇〇大学○○学部〇〇学科の〇〇でございます。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

この度は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
貴社から内定をいただきましたことを大変嬉しく思います。

内定通知のお返事ですが、◯◯月◯◯日までお待ちいただくことはできますでしょうか。
現在、選考が進んでいる企業があり、選考結果が〇月◯日に通達される予定です。
貴社への入社を前向きに検討しておりますが、現在選考を受けている企業へもしっかり向き合い後悔が残らないようにした上で、貴社の内定承諾を行いたいと考えております。

身勝手なお願いで大変恐縮ですが、貴社への入社を前向きに考えている故の申し出であることをご理解願えればと存じます。

何卒よろしくお願いします。