学生時代から覚えておくべき、ビジネスメールのマナー14選

ビジネスメールには数々のマナーがあります。就職活動のときにも企業担当者やOB・OGなどにビジネスメールを送る機会は出てきますし、学生時代からマナーを身につけておいて損はありません。今回はそんな覚えておくべきビジネスメールのマナーを15個ご紹介していきます!

これがビジネスメールのマナー! 件名編



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1. 件名は具体的かつ簡潔に書く

一日に何十通ものメールを処理しているビジネスパーソンも少なくありません。そこで、件名を見ただけで「何についてのメールなのか」を具体的に把握できるようにしておくと親切です(また、そのほうが迷惑メールだと間違えられる可能性も減ります)

(例)「ご報告」 → 「○○についてのご報告」
(例)「ありがとうございました」 → 「○月×日の△△についてのお礼」

とはいえ、長くなり過ぎて一目で確認できない件名も考えものです。長くても20文字以内には収まるよう簡潔に書きましょう。

2. 返信時の「Re:」や相手の書いた件名はそのままにする

返信時の「Re:」や相手からの件名はそのまま残しておきましょう。そのほうが返信であると分かりやすいです。
一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2014」(有効回答数1,422)によると、「ビジネスメールを返信するときに Re: を削除して件名を変えていますか」という質問に対し、「変えていない」と回答した人が82.63%でした。
ただ、返信が続いて「Re: Re: Re: Re:」などと読み辛くなってきた場合は、一つだけ残して他を削除するというのもアリです。

これがビジネスメールのマナー! 本文編



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3. 本文の初めには「宛名」を書く

本文では、まず宛名を書きましょう。社外メールの場合、一行目に社名、二行目に部署(分からない場合は省略OK)、三行目に役職(ある場合のみ)、名前、敬称を書くのが一般的です。

(例)
株式会社○○
人事部
部長 △△様
※担当者が分からない場合は「ご担当者様」でOK。

社内メールの場合は「人事部 ○○部長」という風に書きます。上司であっても「様」は通常付けません。(ただし、役職のない先輩などに対しては「様」を付けることもあります)

4. 企業名は略さずに正式名称で書く

たとえ先方が社名を略して書いていたり、株式会社を(株)と書いていたりしても、こちらが先方の社名を書く際には、略さずに正式名称で書きましょう。

5. 簡単な挨拶を入れる(長い挨拶は不要)

書き始め(宛名のあと)には「お世話になっております」、結びには「宜しくお願いいたします」といった簡単な挨拶を入れましょう。
長々とした挨拶は必要ありません。

6. 依頼したり断ったりするときにはクッション言葉を入れる

先方に何かを依頼したり、断ったりする際にはクッション言葉を入れましょう。

依頼するときには、「恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」「もし宜しければ」など。

断るときには、「せっかくですが」「残念ですが」「申し訳ございませんが」など。

こういった気遣いの大切さは普段のメールでもビジネスメールでも同じですね。

7. 添付ファイルの容量に注意する

メールにファイルを添付する場合は、その容量を送信前に確認しましょう。

2013年に、ASCII.jpが大手企業の広報担当者を中心に「我社の添付ファイルの容量目安」というアンケートを取ったところ、「先方に確認」が11%、「2MBまで」が22%、「3MBまで」が56%、「4MBまで」が11%という結果になりました。

3MBを超える添付ファイルを送る場合には、先方に事前に確認を取ったほうが無難ですね。もし大容量のデータを送る必要がある場合は、ストレージサービス(「宅ふぁいる便」など)のファイル転送や、クラウドサービス(「DropBox」など)のファイル共有を利用するのも一つの手です。

8. 顔文字や絵文字はなるべく使わない

顔文字や絵文字を普段のメールやLINEでよく使っている方もいるでしょう。しかし、ビジネスメールにおいては基本的に使用しないほうが無難です。

2010年に、アイ・コミュニケーションが「ビジネスメールでの顔文字利用に関する意識調査」(有効回答数206)を実施したところ、「ビジネスメールに顔文字はふさわしくない」と回答した人が163名の79.1%でした。もちろん相手との関係性にもよるのですが、少なくとも就職活動のときや新入社員の間は使わないほうが良さそうですね。

ちなみに2013年に、マイナビニュースが男性450名、女性550名に「ビジネスメールで使っても許されそうな顔文字はなんですか?(複数回答)」というアンケートを実施しています。その結果は下記の通りでした。

・男性1位(25.3%):(^o^)
・男性2位(17.8%):m(_ _)m

・女性1位(28.2%):m(_ _)m
・女性2位(25.6%):(^o^)

(^o^) ← にくめないやつなのでしょう。

9. 本文の最後には「署名」を入れる

本文の最後には署名を入れましょう。

(例)
株式会社○○ 事業部××課 山田 太郎
TEL:000-0000-0000 FAX:000-0000-0000
E-Mail:△△@□□

これがビジネスメールのマナー! 送り方編



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10. 複数人に一括送信する場合、宛て先追加の順番に注意する

TO、CC、BCCなどで、複数人にメールを一括送信することがありますよね。その際は、宛て先に追加する順番に注意してください。
・社外の人 → 社内の人の順に追加する
・役職の順に追加する
これが宛て先に追加する際のマナーとなります。「面倒くさ!順番なんてどうでもいいじゃん!」と思う方もいるかもしれませんね。ただ、こういうマナーを覚えておくことも処世術の一つです。覚えておいて損はないでしょう。

また、先方の役職が分からない場合や、人数が多い場合などは、五十音順にするなどの方法もあります。

11. メールを転送する場合は件名や本文を変えない

メールを転送する際には、件名や本文を変えないようにしましょう。件名に「Fw:」と付きますが、転送であることを示すマークなので、これもそのままにしておきましょう(Fw はForwardの略です)

12. 大事な要件の場合は電話も入れる

大事な要件のときはメールだけで済まさずに、念のため確認の電話も入れましょう。何らかのトラブルによってメールが届いていないケースも0とは言い切れません。

13. 返信はなるべく1日(24時間)以内に行う

一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2016」(有効回答数3,088)によると、「1日(24時間)以内に返信がほしい人」は86.24%という結果になっています。早い返信を期待している方が多いということですね。

ただ、返信する側もすぐには結論が出せなかったり、確認を取る必要があったりすることも考えられますよね。そういう場合も放っておくのではなく、「メールを確認したという事実」だけでも早めに伝えておきましょう。それだけでも先方の安心感は変わるものです。

14. 相手が不快に感じるメールを送らない

こちらも「ビジネスメール実態調査2016」(有効回答数3,088)によると、過去1年間に仕事でメールを受け取り不快に感じたことのある人が、「よくある」(3.17%)と「たまにある」(35.17%)を合わせて38.34%(約4割)だったようです。

そして、その方々はどのようなメールが不快だったのか、上位5位を紹介すると……

「文章が曖昧」(33.28%)
「文章が失礼」(31.93%)
「文章が攻撃的」(26.60%)
「必要な情報が足りない」(26.52%)
「メールが読みづらい」(24.66%)
(複数回答)

ビジネスメールにおいては、こういったメールが不快に思われやすいということですね。


以上、覚えておくべきビジネスメールのマナーを14個ご紹介しました。就活のときにも必要とされるマナーなので、学生時代のうちから覚えておくことをオススメします!




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