幹事として成功させたいなら知っておきたい!こんな時あなたならどうする?

こんな場面よく見かけませんか?

年中どの時期にもあるイベントや宴会。大学生だと規模の大小に拘らず様々な場で幹事になることがあるのではないでしょうか。いざ幹事になってみると、準備の出来ないトラブルが起こることもあります。そんな時に焦ってしまわないように、事前にトラブルの対応が出来るように準備してみませんか?

今回はイベントや宴会にあるあるのトラブルとその対応について考えてみましょう!

入店前のあるあるトラブルは?

直前のドタキャン

どんなイベントにも直前キャンセルはつきものです。
キャンセル料などの金額に関わる問題のため焦ってしまいがちですが、慌てずに対応しましょう。ドタキャンが出た場合は遅刻してでも参加が難しいかどうかを確認し、できるだけ参加の可能性を探ることをオススメします。

どうしても参加が難しいと判断した場合は、速やかに会場となるお店に連絡をしましょう。ここでのポイントは申し訳なさそうに伝えることです。お店の方も幹事は辛いと分かっていますので、場合によってはコースを注文していても料金を調整してくれる場合があります。

参加人数のカウントミス

自分が把握していた参加人数と当日の参加人数が違うという場面がたまに起こります。ミスであっても、参加者が増えた場合と減った場合のどちらかによって対応が異なります。

減った場合は難しい対応はありませんが、増えた場合は、お店の許容人数と混雑具合に左右されます。このような場合は、席を増やしてもらうか椅子だけを増やしてもらいましょう。仮にまとまった場所に増員が出来なくても、初めは少し離れた場所に席を確保しお店が空いたら近くに移動させてもらうなどの対応が可能です。お店の方に丁寧にお願いをすれば、比較的融通を利かせてくれます。

料金が見積もりと違う!?

事前に見積もっていた金額が当日に提示された金額と違う場合、大人数であればある程揉め易くなります。その場で焦ってしまうのではなく、冷静に対応しましょう。

食べログなどの予約サイトでオーダーした場合は、スマホなどで履歴を検索して予約した画面を提示しながら金額が異なる旨を説明しましょう。電話などの口頭のオーダーの場合は、事前に見積もりと異なっている状況を丁寧に反芻しながら説明しましょう。

お店側も対応に困る内容のであるため、あえてキッパリと支払うというのも1つの手です。お金の問題のため責任を感じる辛い場面ですが、割り切った方がややこしくなったり険悪な雰囲気になったりするより結果として良いかもしれません。

オーダーと料理が違う!?

事前に頼んだはずの料理やコースと違う場合、その場で指摘をすると場を盛り下げる可能性があるのでテンポよく切り抜ける必要があります。

まず場の雰囲気を考慮して、参加者が座っている席から離れてお店の方と話をしましょう。コース料理で全く違うものが出た場合は、予約したはずの事前のメニューと変更が可能かどうかお店の人と話し合いましょう。しかしお店の都合を考えると変更が難しい場合があります。その時は事前に予約をしたメニューと異なっている旨を説明し、何かサービスをしてもらうか料金を安くしてもらうかの交渉をすると良いでしょう。

大人数ではなく単品で注文をしている場合は返品し易いため、深刻に考えなくても大丈夫です。ただお店側からサービスとして無料にしてもらえる場合は、そのまま頂いてしまった方がお得です。

イベントや宴会がスタートしてからのトラブルは?

料理が予想外に美味しくない…

料理が美味しくないと、そのお店を選んだ幹事のセンスを問われるうえに何か物足りない満足度になってしまいます。食べログなどのレビューを見ることも重要ですがレビューの中にはサクラのようなコメントも散見されるため、重要な飲み会である程事前に予定するお店に足を運ぶことをオススメします。ディナーではなくてもランチの時間帯であればコスパ良く料理の味や雰囲気を確認することが可能です。

お店の品を壊してしまった…

参加者の不注意でお店の品物を壊してしまった場合は言い逃れのしようがありません。真摯に謝罪をして申し訳ないという気持ちを伝えましょう。

お店側としてはお客様に怪我をされては困るので、怪我さえなければ良かったですねと損害の請求はなく済むことが多いです。変にいい訳をしたり隠して後々ばれたりするよりかは問題なく解決するでしょう。

盛り上がらない…

イベントごとで幹事として1番困るのは、盛り上がらないことです。
宴会は参加者の相性やその場の流れによっては異常に盛り上がらない場合があります。このような場合は、席替えをすることがオススメです。自分の席の近くに話が出来る人がいないから盛り上がらない可能性が考えられるので、雰囲気が盛り上がるまでは無理に場所を入れ替え、場の流れをつくる工夫をしましょう。

イチャつくメンバーが出て気まずい…

参加者公認のカップルがいる場合だと、「また始まった」といった雰囲気になり周囲も自然と放置をすることが出来ます。こうなるとカップルも周りも丸く収まります。しかし謎を抱く2人がイチャついていたり怪しい雰囲気になったりする場合、非常に対応に困ります。特にお酒に酔った勢いで恋人ではない2人が怪しくなってしまうとその場がざわつきます。

こんな場面に直面したら、そっと見守り噂話に参加して広げないようにしましょう。お酒の勢いか人目を惜しんで親交を深めてきたのかもしれません。(笑)

一気飲みコールが始まった…

昨今は大学生のお酒絡みの悪いニュースが取り上げられることが多々あったため、幹事としては注意が必要な風潮が続き一気飲みは減っているかもしれません。しかしイッキ飲みのコールをやりたがる人が多くいることは事実で、飲み会独自の習慣を取り除くことは意外と難しいようです。

幹事としては参加者に楽しく飲んでもらうために、イッキのコールを見かけたら雰囲気を壊さない程度にやんわりと止めましょう。極度のコールや強制は他のお客さんの迷惑にもなりますので、状況によっては少し強く出ても問題ありません。周囲に注意されたり救急車を呼ぶ事態になったりしたら取返しがつきません。

お店を出る前のトラブルは?

終了時間過ぎてもグダグダ飲んでいる

お店に迷惑がかかるうえに早く帰りたい参加者の機嫌が悪くなるため、素早く2次会に行く人とそうでない人を仕分けてお店を出ましょう。特に大人数の宴会の場合は、荷物の置き場所の工夫次第で手際よくお店から撤退できるかどうかが変わってきます。

お店の配置に合わせて荷物のまとめ方や渡し方を工夫してみましょう。この対応の良し悪しでデキる幹事かどうかを見抜けます。

吐く人が出た

これは宴会には付き物です。介抱するしかありません。
吐いた人の家が近ければ、タクシーに乗せて帰宅させましょう。とはいえ宴会が終わる時間だと幹事や付き人自身も終電が迫っているため、付き人を付けて送るかどうかは正直判断に迷います。一般的に吐いた人を送り届けるかどうかは吐いた人への愛着と下心で決める人が多いでしょう。(笑)

終電があっても無くても電車やタクシーに乗せることすら難しい場合は、宴会場に近い友人宅を探すかカラオケへ行き夜を過ごす方法があります。夜の街でずっと行き場を迷うのは大変になってしまうので、出来るだけ早い段階で判断をしましょう。

最後に

イベントや宴会にあるあるのトラブルとその対応について考えてきましたがいかがでしたでしょうか?事前に起こりうるトラブルの予測をして、デキる幹事の一歩を踏み出して頂けたら幸いです。




最新の記事はこちら