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就職活動で使える、メールマナー10選

「就職活動時のメールのマナーがわかならい・・・」

「署名や件名、細かいところはどうすればいいの？」

「どうすれば、人事の人に良い印象を持ってもらえるのだろうか？」

というような疑問を抱えている就活生は多いでしょう。

たしかに、大学の授業などで、こういうことはあまり教えません。

わかっている方が珍しいです。

しかし就職活動では、メールマナーがある程度要求されます。

メールマナーが悪いからと言って合否が決まると言ったわけではありません。

とは言え、メールマナーがきちんとおさえられているに越したことはありません。

そして、メールマナーがきちんと守れていれば、担当者や企業側からの印象も良くなり、

面接等の選考にも有利に働きます。

本記事では、就職活動で使えるメールマナー10選を解説します。

下記のポイントをしっかりとおさえられていれば、メールマナーでつまずくことはないでしょう。

同時に、良い印象を持たれやすくなるでしょう。

ぜひ、参考にしてください。

人事に好印象を持たせよう！”デキる”と思わせる質問メール

質問メールは、数多くの就活生が引っかかっているポイントです。

質問メールのポイントは、大きく分けて3つ。

1. 件名に要件を書いておく
2. 質問内容をわかりやすく、はっきりと書く
3. 調べればわかるようなことは聞かない

この部分をおさえられていれば、「気の利いた学生だ」と思ってもらえるはずです。

特に3.を守れていない学生は、決して少なくはありません。

企業のリクルートページに書いてあるようなことを聞いてしまう人もいます。

こう言った質問をしてしまうと、「自分で調べる習慣がない」という印象が刷り込まれてしまいます。

調べればわかるようなことは、聞かないようにしましょう。

＜以下、例文＞

件名：XX大学　山田　太郎　一次面接におけるスケジュールにつきまして

株式会社ABC
人事部　佐藤　様

お世話になっております。
XX大学の○学部◯年の山田　太郎と申します。

この度、一次面接のスケジュールをお教えいただきたく、ご連絡差し上げました。

お忙しい中恐れ入りますが、お教えいただければと存じます。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

＜例文終わり＞

日程変更も安心！面接等が被っても適切な対応ができれば大丈夫！

就職活動中、頻発するのが面接日程変更のメール。

就職活動が本格化すると、面接や講義、説明会などの日程は、しょっちゅうバッティングするようになります。

もし面接日程に折り合いがつかないのであれば、面接日程を変更して欲しい、ということを伝えなければいけません。

本文では、まずは日程どおりに参加できないことをお詫びします。

そのうえで、面接対応可能な日程をいくつかサジェストしましょう。

また、スケジュールが許すのであれば、逆に指定してもらっても構わない、というようなことを伝えるのも良いでしょう。

＜以下、例文＞

件名：面接日程変更について

株式会社ABC

 田中　様
お世話になっております。XX大学○学部○年の山田　太郎と申します。

○日○時よりお約束しておりました、二次面接についてご連絡申し上げます。

○○のため、急遽面接に伺うことが難しくなりました。

たいへん、申し訳ございません。 

大変申し訳ないのですが、下記日程より、ご都合の良い日時をご指定願えないでしょうか？

△月△日（△曜日）△時〜△時
△月△日（△曜日）△時～△時

もしご都合の良い日時がなければ、再度ご提案させていただきます。

もしくは、△月△日以降にて、ご都合の良い日時をご指定いただいても構いません。

私の事情でご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございません。
お忙しい中かとは思いますが、何卒よろしくお願いいたします。

＜例文終わり＞

面接や説明会の日程がかぶることは、ある種仕方ないことではあります。

あなたに責任があるわけではありません。

それでも、一言謝罪の言葉を述べることが、面接日程変更における重要なメールマナーです。

謝罪の言葉は冒頭に、きちんと記入しておきましょう。

第一印象が重要！応募メールで差をつけよう

マイナビやリクナではなく、メールで応募することもあるでしょう。

こう言った就職活動サイトへ求人を出すには、広告費用が必要です。

それを捻出できない企業に対しては、メールで応募しなければいけない、というわけです。

基本的には、

学部名と名前を名乗る→「求人を拝見しました」→「選考の機会をいただけますでしょうか？」

という流れでOKです。

ただし、企業によっては、メールで何らかの記入を求めている場合もあります。

そう言ったものに対して、テンプレート的なメッセージを送ってはいけません。

きちんと企業側の要望を理解し、正しい回答を送信するようにしましょう。

＜以下、例文＞

件名：○○新卒採用の応募に関して

株式会社ABC

人事部　田中様

お世話になります。xx大学○学部○回　山田　太郎と申します。

△△（求人媒体）にて、貴社が新卒採用を実施されていることを知りました。

ぜひ一度、面接の御機会をいただければと存じます。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

＜例文終わり＞

また、リクルートページに応募フォームを設けている場合もあります。

応募フォームから応募する場合も、基本的には例文のようなかたちで問題はありません。

礼儀が大切！お礼メールで心象が格段に良くなる

就職活動の密度が高まると、何らかに対してお礼メールを送信することも増えてきます。

ポイントはふたつ。

• 何に対するお礼なのかはっきりさせる
• おかげ様で、何が自分に起こったのかを明記する。

後者について書いていない学生は非常に多いです。

そもそもお礼のメールすら送らない学生もいます。

そして、面接や説明会で得た所感を述べる学生は、もっと少ないです。

つまりこのお礼メールを作り込むことで他の就活生と、差をつけることができます。

＜以下、例文＞

件名：二次面接のお礼

株式会社ABC

人事部　田中　様

お世話になっております。

本日、二次面接に参加いたしました、xx大学○学部○回の山田　太郎でございます。

この度は、貴重なお時間とご機会をいただき、誠にありがとうございました。

本日の二次面接にて、担当者の佐藤様のお話をうかがう中で、貴社の顧客サービス向上への取り組み内容、引いては経営ビジョンの形成について深く理解することができました。

貴社に入社した暁には、是非ともこの一助となれるよう、尽力する所存です。

改めまして、本日は二次面接のご機会をいただき、ありがとうございました。

貴社のご発展について、心よりお祈り申し上げます。

＜例文終わり＞

面接や説明会を経て、何を感じたか、どんな変化が自分に現れたのかという部分は、できるだけ詳細に書き出しましょう。

もちろん、社風や理念に沿った内容として構成することも大切です。

きちんとした内容を盛り込むことができれば、担当者や企業側に、好印象が与えられるでしょう。

署名はメールの基本！まずは自分を知ってもらおう

メールの末尾で記載する署名について、悩む人は多いです。

しかし、基本的には以下のような構成であれば問題ありません。

• 大学名・学部・学科・学年
• 名前・ローマ字表記
• メールアドレス
• 電話番号
• 郵便番号
• 住所
• 建物名・部屋番号

なお、署名をつけないのはNGです。

企業側からしてみれば、これらの署名が抜けていると、何らかの対応に時間をかけざるを得なくなったりします。

こうなると、企業側からの印象を落としてしまいかねません。

必ず署名は用意しましょう。

忘れがちなのは、名前のローマ字表記。

ローマ字表記がないと、企業側は、人事業務においてわずかながら支障をきたすことがあります。

かならず記載するようにしましょう。

なお、「ひらがな」で記載するのは、基本的にはNGです。

あまり一般的ではありません。

テンプレートを用意しておきます。

そのままコピーアンドペーストして必要事項を入力すれば、署名として利用できます。

＜以下、テンプレート＞

　　大学　　学部　　学科　回

【自分の名前】（ローマ字表記）

電話番号：

郵便番号：

住所：

【建物名】号室

＜テンプレート終わり＞

メールの印象は件名で決まる！ビシッと要件を伝えよう

細かいことですが、件名についても配慮が必要です。

ポイントは３つ。

• なんの用事なのかをはっきりと表記する
• 企業側が設定した件名は変更しない
• Re：が増えてきたら削除する

この点は、就活生、引いては社会人としてはおさえておきたのマナーです。

しっかりと守りましょう。

特に「企業側が設定した件名は変更しない」というのは、意外と大切です。

企業側は、件名を基準として、誰と何のやりとりが発生しているか把握していることが多いです。

これを変更してしまうと、企業側の管理に支障が出てしまいます。

企業側が設定した件名は、変更しないようにしましょう。

Re:については、別についていたからと言って、さほど邪魔になるものではありません。

ただ、体裁が悪いということで、適宜削除したほうが良いと考えることも多いです。

これは企業側任せにするのではなく、自分から能動的に削除するようにしておきましょう。

「気の利いた学生だ」という印象を持ってもらいやすくなるはずです。

即レスが良！メールの返信期限

メールの返信期限については、「24時間以内」が原則です。

とはいえ、「明日までに返せばいいや」と構えるのは危険。

結局24時間を超えることが頻発しかねません。

手が空き次第、返信するクセをつけましょう。

ちなみに24時間以内の返信という原則は、実社会での業務においても共通して適用されます。

この段階で、24時間以内に返信するという習慣をつけておきましょう。

時間帯も重要！適切な時間に送って円滑なコミュニケーションを

送信する時間帯は、夜間〜早朝以外にしておきましょう。

おおむね、朝9時から夜8時くらいまでなら、特に問題はありません。

ただし夜8時くらいに送ると、返信がくるのは次の日である可能性が高いです。

ちなみに、採用活動が活発化する時期では、人事部も深夜まで稼働していることも多いです。

したがって、メールを送って確認してもらえる可能性も出てきます。

ただ、深夜まで稼働しているということは、それだけ人事部が多忙を極めているということ。

そんな時間帯にメッセージを送ることは、やはり相手への配慮が欠けていると言えるでしょう。

止むを得ず上記以外の時間帯に送らざるを得ないなら、「早朝（深夜）のご連絡で申し訳ございません」という言葉を添えておきましょう。

これだけで、企業側の受け取り方はずいぶん変わります。

これを使うと落ちる！？就活メールで使うべきでない文字

すべてのメールにおいて、「機種依存文字」を使うべきではありません。

企業側が利用しているデバイスによっては、正しく表記されないこともあります。

当たり前ですが、絵文字や顔文字の利用は絶対にNG。

中には企業側がそのような文字を使ってくることもありますが、それに合わせる必要はありません。

純粋に日本語だけで対応するようにしましょう。

文章の基本！結論・要点から書く

メールに限った話ではありませんが、結論や要点は冒頭で明記します。

なぜなら、「なんのメールであるか」ということを、すぐに理解してもらうためです。

例えば質問がしたいのであれば、挨拶文の下ですぐに質問しましょう。

お礼を言いたいのであれば、同じく挨拶文の下ですぐにお礼を言いましょう。

逆に結論や要点などが冒頭になければ、「結局何を言いたいんだろうか・・・？」と思われてしまいます。

結論や要点は、冒頭に明記するようにしましょう。

＜以下、例文＞

件名：最終面接のお礼について

本文：

株式会社ABC

人事部　田中　様

お世話になっております。

本日、最終面接に参加致しました、xx大学○学部○回、山田　太郎と申します。

この度は最終面接のご機会をいただき、ありがとうございました。（これが結論、要点）

本日、担当者の佐藤様がお話されたいたことから・・・（以下省略）

＜例文終わり＞

ちなみに結論や要点から書く（伝える）というのは、実際の業務上でのコミュニケーションでも必要となるポイントです。

まとめ

• 就職活動におけるメールは、状況に応じてマナーに沿ったものを送る
• 署名はかならず記載しておくこと
• 件名はわかりやすくする
• 機種依存文字、顔文字などは絶対に使わない
• 基本的に結論・要点から書く

以上10選のメールマナーをしっかりとおさえておけば、就職活動におけるメールで問題が起こることはないでしょう。

メールでのやりとりを繰り返す上で、ある程度、いつ何を送るべきなのか把握できてくるはずです。

慣れれば、さほど難しいことではありません。