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時間を有効活用するために、効率をあげる

え、もうこんな時間！？ やらなきゃいけないことたくさんあるのに、、、皆さんはこのような経験をしたことはありませんか？こんな時、自分の作業効率の低さにがっかりしますよね。大学生活において、レポートを書く時やプレゼンを製作する時、作業効率が求められます。では、どうしたら作業効率が上がるのか。今回はその方法をご紹介したいと思います。

方法１：とにかく第一に手を動かす

Startup Stock Photos

コンサルタント派遣会社、アタックスの社長であり首席コンサルタント横山信弘氏は手を動かしていない時間は無駄だと言います。この時の「手を動かす」の意味は、仕事をすることを示すのではなく単純に手の動作をさします。例えば、あなたがレポートを書いているとします。そんな時は、読んでいる本のページをめくる速度を上げたり、タイピングを速くするのも有効です。そうするとあなたの頭の回転速度も自ずと上がってくるのだとか。

皆さんも手の動きと頭の回転速度が比例している経験をしたことがあるのではないでしょうか。
緊急の用事で誰かに物事を急いで伝えたい時。勝手に手の身振りも速くなり、頭の回転も速くなっていませんか？
バイト中、すごく忙しくて手を休める暇もない時。思考が冴えている実感を得たことはありませんか？

このように私たちの日常生活の中からも、手の動きと脳の回転速度が関連していることがわかります。少し慌ただしいくらいに手を動かすことで、タスク処理の時間が縮まるのです。

方法２：とにかく客観視する

何か作業をする時って、どうしても主観的になってしまいますよね。客観視をすることで、順序や必要性を見直すことができます。友人が作業をしているのをみて、「順序立ててやったほうが速く終わるのにな〜」など「こうすればいいのに」と思うことがありますよね。ここからも客観視の重要性が窺えます。具体的な方法を２つ、「机に鏡を置く」「時間という客観的な指標を使う」をコンサルティング会社代表中山陽平氏は提唱します。

鏡を使ってもう一人の自分を

まず、机に鏡を置くという方法です。鏡は、自分の顔を見るためではなく手元を写すために使います。そうすることで、自分が客観的なものとして見えてくるのだそうです。

しかし、本当に鏡を置くことで客観視できるのだろうか、と思った筆者は実際にこの方法を試してみました。中山氏が言うように、手元が見えるよう鏡を設置。そして作業をはじめました。結果を先に言うと、効果ありです。鏡を通して自分の手元を見ることで、いくつかの気づきがありました。

１つ目は、鏡を見る時は手が止まっているという気づき。レポートを書いたり勉強をしていたはずなのに、いつの間にかぼーっとしてしまっていた。そんな経験をしたことはありませんか？鏡があることで、自分が今何をやっているかが認識しやすくなります。そして、その無駄な時間を削減することができるのです。

２つ目は、ふとした時に我に返ることができます。まさに客観視ですよね。我に返ることで、「あ、先にあれやったほうが効率いいな」「これ時間かけすぎだからあと何分で終わらせるか時間決めよ」といった具合になります。これは作業を速く進める上で、大きなプラスになります。鏡があることで、自分を視覚的に客観視できるため作業効率は上がりました。

意外なタイマーの使い方！

これはタイマーを使い、自分の作業効率を見直すという方法です。これについて中山氏はこう語ります。

私は本当にキッチンタイマーみたいなものを使っているんですけど、別に「何分以内に終わらせよう」といって自分を追い詰めるために使うのではないんです。
そうではなくって、たとえば目の前のタイマーを30分でセットしますよね。そして普通に仕事をし始めます。ちょっと仕事をし始めた後に見ると、どっちかだと思うんですよね。「思ったより時間が経っるぞ」もう1つは「あれ、意外と時間が経ってない」
logmi　タスクを早く終わらせるのに役立つ2つの道具　（http://logmi.jp/118257）

この気づきを得ることで、自分の作業を客観的に見つめることができます。「自分はこれをやるのに、こんなにかかっちゃったのか。ここの部分はもっと詰めることができるな。」「これは思ったより時間かからなかったな。次回からは時間配分をここじゃなくて、他の部分に重点おいて考えよう。」この様な具合に、タイマーを使うことどの位の時間を何に使っているのかわかります。時間というわかりやすい数値を用いることで、自分の弱点・長所を掴み効率的に作業を進めることができるのです。

<出典>
日経ビジネス　社長叱責「残業が多い理由は手の動きにある！」
http://business.nikkeibp.co.jp/atcl/report/15/258310/070100051/

logmi　タスクを早く終わらせるのに役立つ2つの道具
http://logmi.jp/118257