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即レスは仕事において１番重要。

少し前に元同僚から即レスに関する記事をシェアしてもらいました。この事をきっかけに、筆者が即レスにこだわるわけを書いてみようと思いました。この春入社してそろそろ仕事が本格化してきた人、仕事が増えてきてパンクし始めた人に見てもらいたいです。

即レスするとマルチタスクに強くなる

これがすべて。このために即レスをしています。仕事にしてもプライベートにしても、コミュニケーションはキャッチボールってよく言いますよね。即レスするということは、ボールを受けたらすぐ投げ返す、ということです。

つまり、「自分がボールを持つ時間を極端に短くする」もっと言えば「自分がボールを持たない」ということです。

ここで言うボールは、タスクですよね。自分が判断や対応をしないといけないもの。

即レスを習慣付けると、自分の手元にタスクが溜まりづらくなります。仕事のレスはもちろん、友人とのLINE、メッセンジャーのやり取り、飲み会の調整、基本的にすぐ決めます。筆者の知人の約８割は、「おい、こいつすぐレスするやんけ、気持ち悪い」とか「なんやLINE監視してんのか」と思うレベルだと思います。

レスを溜めるから仕事が回らなくなる

５つのタスクがあれば、５人と並行してコミュニケーションをとる必要があります。このとき、即レスを怠ると自分の手元に５つ分きっちりタスクが集まります。こうして集まった５つのタスクを、並行して一定以上のクオリティーでこなすのって意外と大変で、しかも「早くやって」とかってつつかれたりしますよね。つらい。

 そんなときは、さっさと即レスしてボールを投げ返してしまうことです。自分の手元にタスクを出来るだけ置かない。

もちろん、手元のタスクが０になるのはなかなか難しいでしょうが、タスクの数を絞ってしまうのは意外とすんなりいくものです。
(そのためのコツの１つが、７割の完成度で「できた！」って報告をあげることです。詳細はまた後日…。)

こうすることで、手元に残った２つのタスクをこなして、打ち返したころには、先に打ち返した３つのタスクが戻ってくる。そんな感じで仕事を並行してこなしていきます。
こうすれば、「１度には２,３タスクしかこなしていない」のに「５つのタスクをこなすデキる人」っぽく見せられます。

差込への対応も即行う

仕事をやっていると予定にないタスク、いわゆる差込が入ることがあります。先に言えよコノヤロウと思わなくもないですが、「差込こそ最優先で対応すべき」というのが筆者の考えです。差込案件は緊急度が高いことがほとんどで、「即対応することで異様に感謝」されます(笑)
そして「１番簡単に信頼を得られる」んですよね、実は。「困ったときにはあいつに頼めば良い」こう思わせればその後の関係がめちゃめちゃ楽です。

個人的な感覚ですが、差込案件は「１時間以内で対応できる」のなら最優先で対応しちゃいます。それ以上かかるようだと手元のタスクとの優先度を見ての判断ですね。
 「差込案件によって、既存のタスクが押されるじゃないか」

おっしゃる通りです。

しかし、不測の事態の１つや２つで既存のタスクに支障を来すような進捗管理やタスク管理は、そもそも「管理」出来ていないという事です。
(これも完全に個人の感覚ですが)進捗管理をする必要があるのは、複数日以上かかるタスクだと思っています。このようなタスクは、少なくとも期日の数時間前には終わってしかるべきです。そのあと多少の手戻りや修正もあるので・・・。

とするならば、差込の１つや２つが入ったところで、進捗に支障は来たさないはずですよね。なので、差込ドンとこい。って感じです。

必殺！残業！も最悪の手段としてはありますしね。(しないけど。)

即レスの裏側

勘のいい人は気付いているかもしれませんが、筆者は即レスをすることで「相手の頭を使ってタスクを進めている」んですよね、きっと。決して考えるのを放棄しているわけではありませんが、「相手がタスクを持っている時間を長くする」ことで「相手の頭を使っている」わけです。これは筆者が頭が良くないから、考えるのが得意じゃないから、というのもあると思いますが、

「相手の頭を使う」というのは、効率よく仕事を進める上で非常に重要だと考えます。
そして「相手が頭を使っている」時間を利用して、「自分の頭の中を整理する」ことも出来ますからね。

仕事がデキる人が即レスするのではない

巷でたまに見る「仕事がデキる人は即レスしている」という記事があります。個人的には逆だと思っていて、「即レスすると仕事がデキるようになる」の順番だと考えています。(鶏と卵ですね)

すでに書いてあることの繰り返しになりますが、「即レスするとマルチタスクに強くなる」わけで、言うなれば「仕事に対するキャパが上がる」んですよね。「同じ時間で出来る仕事の量や質が上がる」んです。そうなれば、特になにもしなくても他の人より経験値が貯まりますよね。

そして、もう１つ。

「差込への対応も即行う」ことで「信頼を得られる」と書きましたが、「信頼」と振ってくるタスクの「質や重要度」って比例するんですよね。

重要度の高いタスクや上流行程のタスクをやると、やっぱり経験値が多く貯まる。

こうして、経験値貯めて成長していけば気付いたら「仕事がデキるようになる」っていうメカニズムなのかなと思います。

最後に

とまあ、こんな感じで即レスをしておくと最小限の負担でマルチタスクをこなすことができるので、特に頑張らなくても「あいつ何でもやってんな、すげえ」となります。そうすると信頼は得られるし、信頼があるともっと仕事ができます。そのうえ、仕事ができるとお金もらえるし、お金があると色々投資ができ、遊べますよね。

せっかく同じ時間を使って仕事をしているので、「できるやつ」っぽく見られると嬉しいですよね。さらに人間関係にプラスに働く事もあります。特に新卒のみなさんは、即レスすることから仕事への意識作っていくとよいのではないでしょうか。ではまた次の機会に。